Восстановление бухгалтерского учёта

Бизнес обязан вести налоговый и бухгалтерский учет. Это его обязанность вне зависимости от формы собственности, сферы хозяйственной деятельности или формы налогообложения. Для некоторых форм предпринимательской деятельности предусмотрена упрощенная форма, не более.

Ведение бухгалтерского учета — сложная многоаспектная задача, которую необходимо выполнять согласно действующего законодательства, международных, национальных стандартов, методических рекомендаций. Нарушение в бухучете имеет последствия как для компании, так и для ее должностных лиц. Предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность (преднамеренные действия).

Важно понимать, что ошибки в бухгалтерском учете — это не критично. Есть возможность их исправить, привести всю первичную и отчетную документацию согласно действующих стандартов, в том числе и с исправлением информации в автоматизированных базах учета. И решает подобную задачу восстановление бухучета.

В каких случаях нужно восстанавливать бухгалтерский учет

Основные причины, связанные с восстановлением бухгалтерского учета, это человеческий фактор. Далее более подробно. Но бывают и иные факторы, влекущие за собой такую потребность. Например, повреждена информационная база в 1С из-за поломки компьютера; утеряна часть документов по причине техногенной катастрофы и т.д. Ограничений, которые позволяли или нет использовать такой формат помощи предприятию, нет. Сами собственники и иные должностные лица могут принять подобное управленческое решение.

Основные ситуации, когда необходимо восстанавливать бухучет:

1. Учет в компании отсутствует. Как бы странно это не звучало, но подобные ситуации на практике встречаются часто. Они свойственны именно малому бизнесу, которые не может оплачивать услуги хорошего бухгалтера и пытается справиться собственными силами. Иногда собственник банально не знает, как вести учет, иногда он о нем забывает. Бывают ситуации, когда наемный сотрудник обещает выполнять поставленные задачи, а потом банально исчезает. И в таком случае необходимо на основе имеющихся документов восстанавливать хронологию хозяйственных операций.
2. В результате внутренней или внешней проверке выявлены грубые нарушения. Здесь может быть все, что угодно — от банальных опечаток до некорректного формирования финансовой и налоговой отчетности. Например, неправильно определена база налогообложения, некорректно проведена оценка активов при выбытии или принятии, отсутствуют документы по основным операциям. Все это — вина конкретного сотрудника или целой бухгалтерской службы. Как правило, причина — некомпетентный персонал. Результат — доначисление налогов, штрафов, плохая репутация среди налоговой инспекции и контрагентов, инвесторов.
3. Изменение налогового режима. Компания имеет возможность как перейти с общей системы налогообложения на упрощенку (при соответствии установленным критериям), так и при достижении определенных “критических” значений доходности с упрощенки перейти на ОСНО. Вне зависимости от этого важно — не только уведомить налоговую, но и корректно отредактировать весь бухгалтерский и налоговый учеты. Доначислить новые налоги, откорректировать в расчетах применяемые ставки налогообложения и т.д. Здесь множество нюансов, о которых не всегда знают даже опытные бухгалтера. Ведь в зависимости от ситуации учет требуется не просто начать вести по-новому, а восстановить его с конкретной точки — сначала календарного года.

Каждая ситуация рассматривается индивидуально. И есть два варианта восстановления:

• частичное, когда необходимо откорректировать конкретный блок. Например, участок учета оборотных и внеоборотных активов, объектов интеллектуальной собственности и т.д. Бывают ситуации, когда нужно восстановить только некоторые операции по конкретному циклу операций, а иногда требуется просто заново заполнить документы по работе с определенным партнером.
• полное восстановление, когда нужно скорректировать ведение учета по всем участкам. Не всегда это свидетельствует о том, что учёта нет вообще. Просто из-за работы неопытного непрофессионального сотрудника ошибки могут быть по всем направлениям.

Этапы восстановления бухгалтерского учета

Восстановление бухучета проходит примерно по такому алгоритму.

Анализ

Важно не просто выявить ошибки, а понять их масштаб, определить объем работы. Оценивается наличие или отсутствие конкретных документов, их корректность, грубость допущенной ошибки, ее влияние на иные участки учета и временные периоды. Например, неправильно определенная база налогообложения влечет за собой некорректно рассчитанную сумму налога как за квартал, так и за полугодие, год.

Важно понимать, какие бумаги подлежат корректировки, что нужно пересчитать, что исправить. Определяется важность конкретной информации. Анализ сторонней организацией может проводится с учетом выборки и уровня существенности (используются специальные расчеты и формулы). Допущенные ошибки могут быть существенными и влиять на результат баланса, как пример, так и абсолютно не него не влиять. Изучению подлежат как бумажные, так и электронные носители информации. Если просто утеряны первичные документы бумажного формата, их легко можно восстановить при наличии электронной базы в системе автоматизированного учета. А вот наоборот сложнее.

Инвентаризация

Инвентаризационные мероприятия могут быть направлены как на конкретный участок — запасы, денежные средства, основные средства, так и охватывать одновременно все участки, но с использованием конкретной выборки по каждому направлению. Конечно, невозможно провести ревизию всего и сразу. Но опытные специалисты понимают, что важно для конечного результата и в каких направлениях искать ошибки, а что можно пропустить ввиду их несущественности.

Ревизия взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, поставщиками, покупателями.

Могут проводится проверки с выездом к контрагенту. Как правило, проводится выборочная проверка с уточнением наличия первичных документов, счетов на оплату и т.д.

Восстановление первичной документации и регистров учета

Вариантов, как это сделать, несколько: первичку можно изъять из электронной базы, запросить у контрагента. На ее основе уже откорректировать существующие регистры в электронном виде (при наличии информационной базы предприятия).

Формирование исправленной отчетной документации, корректировка расчетов по налогам и обязательным платежам

На этом важно не просто подать уточненную отчетность, но и дополнительно еще доплатить недоимку по налогам, возможно пеню и штраф.

Каждая ситуация требует индивидуального рассмотрения. Для некоторых предприятий возможно использования такого алгоритма, для некоторых потребуется расширенный перечень опций.

Кому поручить восстановление бухгалтерского учета

Восстановить бухгалтерский учет можно двумя способами:

1. Без использования сторонних специалистов. Организация собственными силами проводит аудит, выявляет ошибки и исправляет их. Теоретически, такой вариант возможен, но в крупных организациях, где есть финансовые возможности содержать и штат бухгалтеров, и аудиторов, и налоговых консультантов. С другой стороны, даже при финансовых возможностях не всегда возможно “копать” вглубь проблемы. Логично, что если персонал понимает в чем ошибка, то он ее вообще бы не допускал на практике.
2. С привлечением сторонних специалистов, работающих в аутсорсинговых компаниях. Такой вариант более рационален, экономически выгоден, поскольку обеспечивает минимизацию ошибок, предлагает полную материальную ответственность исполнителя. Бухгалтерские фирмы имеют исключительно опытных специалистов с практическими навыками работы. Заказчик получает возможность одновременно получить помощь бухгалтера, аудитора, специалиста по налогам, юриста, экономиста и т.д. И все это в рамках одной услуги.

Мировая практика свидетельствует о том, что все большее число организация выбирают именно второй вариант. Бухгалтерским аутсорсингом пользуются от 60 до 85% успешного мирового бизнеса. Это экономически рационально. Плюс предоставляет возможность получить некие гарантии, в том числе и материальные, в отношении того, что учет бизнеса на 100% соответствует законам конкретной страны. А при необходимости и МСФО.