Компаниям и предпринимателям удобнее работать с документами в цифровом формате. Перенос деловых бумаг на электронные носители упрощает отправку, подписание, учет, экономит рабочее время.
Чтоб такое электронный документооборот
Электронный документооборот — это способ работы с бумагами, которые создаются, хранятся и отправляются в цифровом виде. ЭДО может применяться для внешней и внутрикорпоративной деятельности.
Зачем нужен электронный документооборот
Постановка системы электронного документооборота избавляет от необходимости использования бумажных носителей. Цифровые аналоги имеют юридическую силу, если заверены ЭЦП. Их не нужно распечатывать. Экземпляры принимают суды и государственные инстанции.
Внедрение ЭДО позволяет обмениваться данными с контрагентами в онлайн-режиме. Это экономит время. Пользователям компьютерных систем не нужно ждать доставки корреспонденции обычной почтой.
Сервисы ЭДО дают возможность вести учет входящих и исходящих писем, легко находить нужные бумаги. Большие архивы можно хранить на облаке у операторов, которые гарантируют сохранность и защиту информации.
Преимущества электронного документооборота
Регламентация системы документооборота дает преимущества:
- обмен данными за считанные секунды;
- сокращение времени на оформление бланков;
- контроль за изменениями документов пользователями;
- снижение рисков порчи и утраты корреспонденции;
- грамотность текстов контролируется сервисами орфографии;
- документы защищены электронной подписью;
- экономия на бумаге, курьерской доставке, почтовых расходах.
Переход на цифровой формат позволяет упорядочить учет корреспонденции за счет запрета присваивания одинакового номера разным бланкам.
Функциональные возможности сервисов ЭДО
Перечень возможностей программ для ЭДО зависит от назначения и масштабов документооборота. Есть версии для корпораций со сложным многоуровневым движением бумаг, госучреждений, малого и среднего бизнеса, системы с двуязычным интерфейсом.
Основные задачи, которые решают платформы:
- создание, хранение, учет электронных бланков;
- контроль соответствия формата документов требованиям;
- настройка прав доступа к бумагам;
- шифрование и конфиденциальность информации;
- проверка электронных подписей;
- организация групповой работы с бланками;
- контроль статуса: «отправлено», «подписано», получено».
Отдельные сервисы интегрируются с 1С и другими учетными системами.
Почему лучше использовать системы ЭДО, а не электронную почту
Электронный документооборот по почте чреват утечкой информации. Способ передачи данных не дает высокой защиты от взлома. По этой причине многие службы не принимают бланки, отправленные по email.
Почтовые службы могут применяться для отправки внешней корреспонденции по соглашению сторон. Но область использования канала ограничена. К примеру, по email нельзя отправлять отчетность или фактуры УПД, УКД. Вариант не избавляет от бумажной работы, необходимости постановки печатей и подписей.
Выбор программы для ведения цифрового документооборота
При поиске системы учитывают важные факторы: направления автоматизации, объем корреспонденции, вид документов, уровень защиты информации.
Эксперты компании «Аудит-Финанс» помогут подобрать программу и организуют внедрение электронного документооборота в Вологде. Заказать услугу можно на сайте или по телефону.