Внедрение бюджетирования на предприятии

Бюджетирование активно применяется на предприятиях всех типов. Оно может существовать отдельно или функционировать как установленный бизнес-процесс. Второй вариант целесообразнее, поскольку он облегчает выполнение разнообразных операций. Для оптимизации процесса, грамотного управления им проводится внедрение бюджетирования на предприятии. Обычно оно выполняется посредством перехода на специальную систему, которую начинают активно использовать. Однако прежде, чем процедура будет осуществлена, необходимо выполнить ряд обязательных действий.

Что такое бюджетирование и кому оно нужно

Считается, что в выполнении процесса должны участвовать все элементы предприятия. Они нуждаются в нем, а результат деятельности зависит от качества работы с бюджетами. Но утверждение не соответствует действительности. Роль процесса снижается, если речь идет о производственниках. Они способны самостоятельно организовать свою работу. Для этого используются производственные планы, планы выпуска, которые необходимо выполнить за 1 смену.

Для менеджеров и маркетологов бюджетирование также менее важно. Лица, входящие в эту категорию, руководствуются планами продаж. Процесс можно назвать второстепенным и для ряда других сотрудников организации. Они выполняют процедуру с учетом той функции, которая на них возложена. Фактически, бюджетирование крайне важно только для собственника предприятия и топ-менеджеров.

В качестве главного назначения формирования бюджета можно назвать подготовку проекта финансовой ситуации, которая создастся в компании через определенный период. Обычно план готовят на 1 год. Затем проводится работа по контролю действий в рамках установленного плана. Фактически, можно назвать процесс особым инструментом, используемым в рамках реализации проекта.

Однако внедрение подобной системы создает дополнительную нагрузку на лиц, участвующих в ее работе. Для руководства инструмент может оказаться нерабочим. Подобная ситуация начинает ярко прослеживаться спустя первые месяцы. Очень скоро становится понятно, что реальность значительно расходится с запланированными цифрами.

Часто причина подобной ситуации кроется в неграмотном подходе. Нередко бюджетирование сводят только к планированию. При этом не продумывается грамотная и адекватная существующим целям и задачам система контроля. В результате не удается продвинуться дальше и осуществить реализацию полноценной системы бюджетирования.

Однако сегодня наблюдаются значительные подвижки в сложившейся ситуации. Так, существует большое количество программных продуктов, позволяющих:

• выполнить планирование бюджета;
• осуществлять контроль за реализацией плана;
• проводить все виды анализов.

Применение грамотного программного обеспечения защищает клиентов от потребности в дополнительной сверке, необходимости в двойном вводе данных. Популярностью пользуется ПО категории 1С.

Этапы реализации бюджетирования

Если принято решение о внедрении системы, компании необходимо определиться с ПО. Можно подобрать новое программное обеспечение или заняться выстраиванием системы с использованием существующих утилит. Однако это не единственное действие. Чтобы система заработала, предстоит:

1. Разработать нормативно-правовую базу. Причем потребуется определенный набор документов. Должны быть созданы ЦФО, схема взаимодействия бюджетов, их статьи. За основу можно взять готовые образцы. Однако они должны быть персонализированы с учетом потребностей компании.
2. Решить, как именно будет происходить сбор информации и ее внесение в систему.
3. Удостовериться, что внесение фактических данных может быть выполнено теми же аналитиками, что и плановых.
4. Подготовить формы для составления отчетов. Они позволят быстро проводить анализ итогов деятельности.
5. Организовать систему проверки и контроля. Причем она должна быть не просто сформирована, но и грамотно функционировать.
6. Составить график выполнения бюджетирования.

На практике каждый этап требует более тщательного подхода. От этого во многом зависит итоговый результат проделанной работы.

Шаг 1. Проработайте нормативно-справочную базу бюджета

На первом этапе определяется, по каким правилам будет работать система. Так, предстоит определить центры финансовой ответственности. Ими становятся отдельные элементы, входящие в состав предприятия. На них возложена ответственность за результаты, получаемые в процессе ведения деятельности. Причем анализируют именно финансовые итоги. Получить статус ЦФО может как конкретное структурное подразделение, так и бригада, группа продаж, определенное направление бизнеса. Главное, чтобы выбранная структурная единица могла нести ответственность.

Лучшим решением для построения системы ЦФО становится использование существующей структуры управления. Структурные объекты могут быть объединены или разделены.

Шаг 2. Определите набор бюджетов

Затем необходимо определить набор бюджетов. Со сформированным перечнем ведется последующая работа. Обычно компании ограничиваются выделением доходов и расходов, которые отражают в программе и применяют для подготовки отчетности, оценки результатов деятельности. На практике перечень бюджетов может быть значительно шире. Допустимо включение в программу:

• баланс;
• движение денежных средств;
• закупок;
• производственных расходов;
• продаж;
• рекламный;
• маркетинга;
• подразделений.

Между рассматриваемыми видами бюджетом присутствует определенная связь. Допустимо присутствие зависимости. Например, фонд оплаты труда конкретного подразделения может напрямую зависеть от уровня продаж.

Шаг 3. Определите статьи бюджета

Обязательно необходимо создать перечень статей бюджета. Это важный шаг в организации системы бюджетирования. На их основе будет вестись планирование, приниматься во внимание фактические данные. Перечень статей индивидуален. Он формируется с учетом потребностей бизнеса. Однако есть общие правила, которых стоит придерживаться:

• статьи должны быть понятны всем лицам, участвующим в бюджетировании компании;
• должна отражаться деятельность компании в той детализации, чтобы ей было удобно управлять;
• статьи должны проходить через все Центры;
• лучше, чтобы статьи БДР и БДДС по большей части совпадали, что упростит проведение процесса анализа.

Фактические данные в системе бюджетирования

Когда само предприятие подготовлено, определены правила бюджетирования, сформирована нормативная основа, необходимо переходить к внедрению и настройке выбранной программы. Так, предстоит настроить процесс получения данных. Причем работа с программой должна быть оптимизирована так, чтобы сотрудники тратили как можно меньше времени на внесение сведений и их последующую обработку.

Лучшим вариантом считается внесение сведений на основании заполненной статьи расходов, если в компании ведется управленческий учет. О бюджетировании имеет смысл задумываться только после того, как он полностью настроен и автоматизирован. Важно провести настройку программы.

Внесение фактических данных по аналитикам

Однако настройка – не единственная процедура, которую предстоит выполнить. Система не будет работать корректно, если внесение данных проводится без учета аналитики. Часто вся информация сваливается в раздел «Прочее», поскольку так удобно бухгалтеру. Иногда расходы, которые должны быть распределены между несколькими Центрами, концентрируются только в одном, что также приводит к возникновению путаницы.

На первом этапе у лиц, ответственных за проведение анализа бюджета, а также его формирование, будет большое количество задач, на решение которых потребуется время. Так, предстоит провести проверку первичных документов. Есть шанс столкнуться с волной недовольства. Часто лица, которые привыкли работать иначе, неохотно принимают изменения. Однако терпение и грамотный подход позволяет преодолеть возражения.

Итоговые отчетные формы бюджетов

Еще на этапе внедрения системы необходимо подумать о подготовке отчетности. Удобнее всего использовать 2 формы – факторного и план-факторного анализа. Они заполняются для каждого типа бюджета. Причем обе формы должны быть лаконичными. Не стоит делать их слишком объемными. Это усложнит процесс подготовки.

Таким образом, внедрение бюджетирования требует предварительной подготовки компании и последующей настройки используемого программного обеспечения. Так, предстоит разработать нормативно-правовую базу и перечень требований, с учетом которых будет вестись деятельность, распределить ответственность. Не менее важно подобрать подходящее ПО. Дополнительно стоит разработать формы отчетности еще на этапе формирования системы.