Какие базы данных используют в бухучете

Вопрос об определении термина «базы данных» применительно к бухучету возник в связи с вменением в обязанность хозяйствующих субъектов требований по хранению и размещению сведений, отраженных в бухгалтерской документации, на территории РФ (п. 25 ФСБУ 27/2021). Выполнение норм введенного Стандарта обязательно для всех юридических лиц кроме бюджетников и финансовых учреждений с 01.01.2024 года, однако каждое предприятие может принять самостоятельное решение о применении досрочно, издав внутренний приказ.

Правила хранения бухгалтерских документов

Формат хранения первичных и сводных документов должен соответствовать формату их оформления. Преобразование составленных на бумажных носителях экземпляров в электронный вид запрещается, а хранению подлежат исключительно оригиналы (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021).

Доступ к учетной документации осуществляется при обязательном информировании лица, на которое руководством компании возложена ответственность по ведению бухучета. При утере или порче подлинников предприятие должно принять все меры по восстановлению (п. 26, 27 ФСБУ 27/2021).

Понятие базы данных в бухучете

Финансовое ведомство не дает определения «базы данных» индивидуально для бухгалтерского учета, ссылаясь на аналогичное применение, сформулированное в гражданском законодательстве (письмо Минфина РФ от 21.02.2023 года № 07-01-09/14820).

Под базой данных понимается совокупность систематизированных материалов в формате, позволяющем беспрепятственное нахождение и обработку сведений при помощи используемой внутри страны электронно-вычислительной техники (абз. 2 п. 2 ст. 1260 ГК РФ). Применительно к бухгалтерии – это первичные документы, расчетно-платежные ведомости, нормативные локальные акты и аналогичная информация.

Используемые базы данных при ведении бухучета

Решение о количестве баз данных, применяемых в бухучете, каждый субъект хозяйствования принимает самостоятельно. Основаниями для группировки могут выступать осуществление нескольких видов предпринимательской деятельности или наличие обособленных структурных подразделений, включая филиалы и представительства в иных территориальных регионах. Принятое решение фиксируется в учетной политике.

Раздельные базы данных

Для удобства систематизации сведений предприятие может отдельно группировать информацию по составляющим элементам, ведя следующие базы данных:

• справочно-информационную, обновляемую одновременно с вступлением в силу нормативно-правовых актов;
• финансово-экономическую, включающую информацию о финансовых ресурсах, конъюнктуре рынка, прогнозируемых и существующих заказах на продукцию или товарный ассортимент;
• закупочно-сбытовую, группирующую сведения о действующих и перспективных поставщиках, заказчиках и покупателях;
• производственно-технологическую, отражающую информацию об энерговооруженности, структуре производства и видах используемого оборудования в технологическом цикле.

Перечень не является исчерпывающим. При необходимости и целесообразности организация вправе формировать дополнительные базы без ограничений в количественном измерении.

Общая база данных

Хозяйствующий субъект вправе хранить всю документацию в единой базе. При этом внесение информации в сформированный реестр обязательно для всех подразделений, включая:

• административно-финансовый департамент – бухгалтерию, планово-экономический отдел, кадровую службу;
• производственно-сбытовой сектор – отделы закупок, маркетинга, продаж, логистики;
• вспомогательную структуру – службы стандартизации, контроля качества, проверки соблюдения техники безопасности.

Для документооборота сформировано единое информационное пространство, обязательное для всех секторов компании, включая обособленные представительства.