Инкассация: что это такое

Инкассация — финансовая услуга, предполагающая сбор наличных денег и иных ценностей (документы, драгметаллы и др.) в местах продаж товара и оказания услуг с дальнейшей их перевозкой в банк. Обеспечивает безопасность коммерческих организаций, избавляя от хранения больших сумм. Помогает выполнить Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года №3210-У в части ограничений, установленных по отношению к хранению наличных кассами организаций.

Кто занимается инкассацией?

Заказчики могут подписать договор на оказание услуг перевода денег с Объединением РОСИНКАС Банка России, инкассаторскими службами финансовых учреждений, обладающими соответствующим допуском, компаниями-перевозчиками ценных грузов. Также этим занимается ФГУП ГЦСС, которое специализируется на перевозке засекреченных, особо ценных отправлений, опасных грузов и наличности.

Деятельность организаций, оказывающих инкассаторские услуги, выполняется с учетом Методических рекомендаций Центробанка №33-МР от 30 ноября 2019 года и Положения Банка России №630-П от 29 января 2018 года. Последний документ утвердил требования к деятельности инкассаторов, а также их бронированному спецтранспорту. Дополнительное регулирование обеспечивается внутренними положениями служб.

Чтобы воспользоваться услугами инкассации клиент заключает договор, определяющий порядок перевозки денег, меры ответственности сторон.

Требования к сотрудникам инкассаторских служб

Сотрудники проходят обязательную подготовку, которое завершается сдачей выпускного экзамена. Обучение включает огневую, физподготовку, получение правовых и технических знаний.

Выезды выполняются на бронированном спецтранспорте небольшой бригадой, включающей водителя и нескольких специалистов. Все сотрудники работают с рациями, защитными средствами. Они не имеют права отклоняться от графика вызова, нарушать утвержденный маршрут (кроме случаев объезда препятствий). Инкассаторам запрещается:

• выполнять операции, которые не предусматривает должностная инструкция;
• использовать бронированную машину для личных целей;
• контактировать с посторонними лицами, допускать их к перевозимым ценностям, спецтранспорту;
• хранить собственные деньги с перевозимой наличностью;
• передоверять транспортировку ценностей третьим лицам;
• перевозить вместе с наличными любые предметы и вещества, не относящиеся к инкассации.

Сотрудники обязаны проверять правильность заполнения сопроводительных документов и безопасно доставить материальные ценности до места назначения.

Виды инкассации

Есть несколько вариантов транспортировки наличности:

1. Самоинкассация. Предполагает самостоятельную перевозку денег — обычно эту функцию берут на себя бухгалтера или руководители фирм. Предприниматели также могут перечислять средства на собственный расчетный счет через банкомат с помощью бизнес-карты.
2. Заключение договора с инкассаторской службой банка. Деньги будут перевозиться ее сотрудниками под охраной.
3. Онлайн-инкассация. Предприниматели применяют автоматизированную депозитную машину (АДМ) — своеобразный сейф, оснащенный модулями приема и обработки купюр. Оборудование определяет подлинность банкнот и зачисляет средства круглосуточно. Инкассаторы изымают деньги после заполнения машины.

Основные обязанности инкассаторов

Кроме транспортировки денег должностные лица инкассаторских служб занимаются перевозкой документов, дорогостоящих предметов, изъятием денег из торгового, вендингового оборудования. Доставляют денежные средства из коммерческих банков для организации-клиента, а также между ее филиалами, подразделениями.

Сразу после получения денег полная ответственность за их сохранность возлагается на инкассаторов. Помимо риска ограбления при перевозке машина может стать участником дорожной аварии. Независимо от характера форс-мажорных обстоятельств закон обязывает компенсировать ущерб клиентов инкассаторов. Чтобы минимизировать риски они заключают договора со страховыми компаниями, что гарантирует быстрый возврат всей суммы утерянных/поврежденных средств.

Требования к инкассации в организациях

При проведении процедуры нужно обеспечить беспрепятственный проезд инкассаторского спецтранспорта ко входу или запасному выходу. Весь путь к месту получения денег должен быть хорошо освещен. Необходимо создать свободный проход внутри здания и сопровождение сотрудника охранной службы или уполномоченного представителя организации. Следует подготовить для инкассаторов обособленное кассовое помещение, имеющее закрывающуюся изнутри дверь. При отсутствии подобной возможности требуется приостановить работу организации на время передачи ценностей сотрудникам инкассаторской службы. 

Требования к спецтранспорту

Автомобиль, подготовленный для перевозки наличных, может оснащаться:

• тревожной сигнализацией;
• звуковым сигналом;
• оборудованием видеофиксации;
• средствами пожаротушения;
• переговорными устройствами, средствами радиосвязи;
• системами мониторинга, навигации, направляющими сигнал в обслуживаемую организацию, дежурному работнику или сотрудникам своей службы безопасности;
• дополнительными запирающими устройствами;
• проблесковым маячком белого оттенка;
• закрепленным на полу сейфом или специальным отсеком для размещения наличности.

Этапы выполнения инкассации

Заказ выезда выполняется по телефону или онлайн на сайте инкассаторской службы. До приезда сотрудников готовится помещение, идет пересчет, упаковка денежных средств. Кассир-операционист готовит выручку, формирует отчет о закрытии рабочей смены посредством онлайн-ККТ.

Затем проверяются полномочия сотрудников инкассаторской службы на основании предоставленных документов (доверенность, паспорт). Оформляется расходный кассовый ордер на основании формы №КО-2.

Далее выполняются следующие действия:

• передача средств, если компания маленькая, располагающая 1-2 кассами, кассир сдает средства самим инкассаторам;
• получение сопроводительной квитанции к опломбированному сейф-пакету со штампом и росписью, по умолчанию уполномоченные сотрудники не пересчитывают наличность (считают только если это указано в договоре), не несут ответственность при обнаружении недостачи;
• подготовка нескольких копий сопроводительных документов — квитанции о приеме средств, накладной, ведомости, регистр финансовых транзакций;
• пересчет, оценка подлинности, перевод денег на счет компании банковским кассиром, крупные финучреждения проводят автоматическое зачисление, процедура требует ожидания (обычно три дня).
• предоставление документов, подтверждающих зачисление.

Инкассация в бухучете включает два этапа. Первый направлен на отражение стоимости услуг на счетах учета. Второй показывает проведенные операции по инкассации выручки.

Преимущества инкассации

Инкассация — платная, но полезная для бизнеса услуга. Потраченные средства компенсируются гарантированным зачислением средств на расчетный счет, минимальным риском потери выручки из-за форс-мажорных обстоятельств, безопасностью персонала компании.

Инкассация исключает поездки сотрудников в банк, позволяя использовать их по прямому назначению. Средняя продолжительность передачи средств — не более 10 минут.