Электронный документооборот и его преимущества

Постепенно государственные инстанции и частные компании переходят к ведению электронного документооборота. Бумажные версии сложнее структурировать, требуется организация физических хранилищ, отправка контрагентам занимает много времени и т.д. Файловая система решает множество проблем в формировании документации, ускоряет корпоративную переписку, делает бизнес более подвижным.

Понятие электронного документооборота

Так называют систему упорядоченного оборота документов в цифровом формате. Электронные документы формируются с помощью специальных компьютерных программ, хранятся на цифровых носителях. При необходимости, можно конвертировать цифровую документацию в бумажную и наоборот.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведения

Переход на электронный документооборот (ЭДО) требует подготовки. В организацию внедряется новая система ведения документации, она потребует технических изменений, обучения персонала. На стадии внедрения важно учесть нюансы:

• Выбор организации исполнителя. Сотрудники этой компании наладят программное обеспечение, корпоративные сети, обучат сотрудников.
• Программные решения. Подбирается лицензионное ПО для формирования ЭДО.
• Тестирование. Проверки проводятся аудиторской компанией и/или сотрудниками при обучении.
• Разработка регламентов и инструкций. Новая система потребует подробного инструктажа, обучения и создания памяток по работе с ЭДО.
• Запуск в эксплуатацию. В первые недели после внедрения возможны сбои, ошибки из-за человеческого фактора.

Аудиторское сопровождение на всех этапах внедрения ЭДО поможет сэкономить время и деньги.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Внутренний корпоративный документооборот после ввода цифровой системы ускоряется, повышается эффективность обмена документами. При ЭДО проще поддерживать структуру документации. Снижаются расходы на закупку бумаги и канцелярских принадлежностей, сотрудники тратят меньше времени на заполнение, оформление. Недостаток корпоративного оборота заключается в финансовых вложениях на первых этапах.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Трудовой Кодекс уже содержит нормы, регламентирующие кадровый ЭДО на предприятиях. Через цифровые документы ведется учет сотрудников и предоставляются отчеты в надзорные инстанции, налоговую.

Минус в недоработанных схемах взаимодействия с муниципальными органами. Ст. 312 ТК РФ экспериментальная, методы цифровой работы находятся на стадии разработки.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Бухгалтерия составляет львиную долю всего оборота организации. С помощью ЭДО достигаются цели по:

• Систематизации;
• Рациональному решению внутренних задач;
• Обмену отчетами, текущими документами с банками и госучреждениями.

При разовой инвестиции и обучении бухгалтеров предприятие экономит колоссальные средства на ЭДО.

ООО «Аудит-финанс» предлагает услуги по ведению электронного документооборота. Мы знаем, как наладить работу системы без сбоев. Гарантируем качество и приятные цены на услуги.