Электронная трудовая книжка: переходить или нет

Во многих странах учет рабочего стажа ведется в электронной форме. В России, начиная с января 2021 года, работодатели оставляют бумажные трудовые книжки только для сотрудников, самостоятельно выбравших эту форму и написавших заявление.

Что такое электронная трудовая книжка

Это аналог обычной трудовой книжки, содержащий сведения о приеме на работу и увольнении, но существующий только в цифровой форме. Это удобно – облегчается доступ к информации и для работника, и для работодателя. Граждане, проверявшие страховой стаж в базе данных Пенсионного фонда, могут подтвердить это.

Данные электронной трудовой книжки предполагается использовать, чтобы автоматически определить размер пенсии по возрасту. Тогда человеку не придется лично обращаться в Пенсионный фонд.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Сведения о страховом и рабочем стаже можно  посмотреть в базе Пенсионного фонда. Это делается через личный кабинет на сайте ПФ. Для этого понадобится зарегистрироваться в системе и обзавестись электронной подписью. Возможно, в дальнейшем система предоставит доступ к сведениям через приложение на смартфоне.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Такая форма учета стажа имеет преимущества и недостатки, причем как для работника, так и для работодателя. Основные плюсы для работника:

• возможность в любой момент получить доступ к сведениям о своем стаже – и нет необходимости обращаться к кадровикам;
• отсутствие риска потерять или испортить документ, в то время как раньше для этого пришлось бы ее восстанавливать и обращаться к бывшим работодателям или в Пенсионный фонд;
• возможность быстро сделать справку для загранпаспорта или получения кредита;
• упрощенная процедура оформления пенсии;
• отсутствие необходимости заводить две трудовые книжки для стажа по разным специальностям;
• возможность без конфликта переходить на другую работу, в то время как раньше часто приходилось бороться с недобросовестными работодателями, которые не хотели отдавать документ и своевременно вносить в него записи.

Для работодателя преимуществами цифрового варианта являются:

• сокращение издержек на организацию документооборота;
• быстрая обработка данных;
• отсутствие необходимости предъявлять заполненные документы проверяющим органам (как правило, при ведении бумажной формы всегда есть ошибки и повод придраться).

Недостатки электронного варианта заключаются в том, что на этапе внедрения будет тяжело избежать несовпадения фактической информации с данными, содержащимися в базе ПФ. Предстоит разобраться с техническими проблемами, решить вопрос отображения информации при смене названия предприятия. Поэтому от работников потребуется быть максимально внимательными и сразу проверять соответствие данных.

Плюсы и минусы бумажной трудовой

Главное преимущество бумажной книжки – информацию в ней трудно подделать (ведь записи заверяются мокрой печатью и подписью), в то время как выписку из цифровой – гораздо легче. Для государственных служащих важным моментом является наличие в обычной книжке раздела с благодарностями и награждениями — он не будет перенесен в электронную форму. Для сотрудников частных предприятий это значение не имеет.

Недостатков у бумажного варианта хватает:

• всегда есть риск потери бумажных документов;
• восстановление сведений связано с необходимостью обращаться на все предприятия, где человек работал, а если они уже ликвидированы – в архив;
• за сохранность должен отвечать сотрудник (раньше ответственность нес работодатель);
• неправильные сведения в ней тяжело исправить.

Несмотря на преимущества формы, от бумажного варианта постепенно откажутся, поскольку большая часть документооборота уже ведется в цифровом виде.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Переход на цифровой формат – это решенный вопрос. Он станет обязательным для граждан, поэтому отказываться от бумажной формы придется в соответствии с принятым законом. Нужно будет только сохранить имеющийся документ, чтобы при необходимости сделать заверенные копии.