Закрывающие документы — руководство для бухгалтера и предпринимателя

Если заключают сделку, обязательно нужно подготовить закрывающие документы. Причем их обязаны оформлять как индивидуальные предприниматели, как и компании. Если документация не подготовлена, подтвердить факт заключения сделки не удастся. Дополнительно компания не сможет отчитаться о доходах и расходах, предоставить другую обязательную информацию в налоговую. По этой причине важно заранее разобраться, как работать с закрывающими документами.

Что нужно запомнить?

Закрывающие документы – это документация, подтверждающая факт завершения сделки. Их обязаны готовить все юридические лица или ИП. Только так удастся подтвердить доходы или расходы в рамках выполнения бухгалтерского учета.  Вид необходимых документов и их количество напрямую зависят от типа совершаемой сделки, а также режима налогообложения, выбранного компанией.

Установлен срок хранения документации этого типа. Ее нельзя уничтожать минимум 5 лет. Документацию необходимо предоставлять в установленный срок. Если действие не осуществляется, в договоре можно предусмотреть ответственность за нарушение.

Важно для руководителя бизнеса

Обойтись без подготовки закрывающих документов нельзя. Их нужно оформлять обязательно. Факт любого движения по расчетному счету должно быть закрыто первичным документом. Если их не оформлять, подтвердить расходы, уменьшить налоги или получить вычет по НДС не удастся.

Внимательно читайте текст договора. В нем должна быть отражена обязанность поставщика по предоставлению первичной документации, а также сроки выполнения процедуры. Лучше, если вы получите ее в течение 5 дней с даты отгрузки, приемки работ или услуг. Если обязанность не отражена, налоговые риски повышаются.

Отсутствие первичной документации – грубое нарушение. Оно карается штрафом в размере 10 тыс. руб. Если в течение 2 лет нарушение повторяется, штраф удвоят. Принимать расходы к учету без первички тоже нельзя. За это предусмотрен штраф в размере 20% от суммы, но не менее 40 тыс. руб.

Что относится к закрывающим документам в бухгалтерии?

Если обратиться к положениям законодательства, в них найти термин «закрывающие документы» не удастся. Однако бухгалтеры сами разработали определение понятия. Под закрывающими документами подразумевают все виды документации, необходимые для завершения сделки и выполнения всех условий договора, а также подтверждения доходов и расходов.

Виды закрывающих документов

Перечень закрывающих документов довольно большой. В результате их перечень, актуальный для разных сделок, может существенно отличаться. Определяя, что именно вам нужно для их завершения, необходимо обращать внимание на особенности конкретного договора, а также режима налогообложения той компании, которая обязана подготовить документацию. Обычно в бухгалтерии применяют следующие виды первичных документов:

1. Товарные накладные. Их готовят при поставке товаров. Накладная доказывает, что товар поступил. Документ нужно оформлять обязательно, если продукцию покупает ИП или юридическое лицо. В других случаях его готовят по желанию сторон. Накладную всегда делают 2 экземплярах. Она должна быть у всех участников сделки. Документ готовят по форме ТОРГ-12. Она универсальна и может применяться во всех случаях. Однако компания имеет право разработать свою форму.
2. Транспортная накладная. Документ используют для фиксации условий грузоперевозки. В документе отражают информацию о товаре, отправителе, получателе, другие важные сведения. Подготовка документации подтверждает факт передачи грузов от отправителя определенной компании, которая займется доставкой, а также последующую перевозку получателю. Для транспортных накладных тоже есть универсальная форма, но ее вновь применять необязательно. Документ готовят в 3 экземплярах. Обычно его подготовкой занимается транспортная компания, которая нередко руководствуется внутренними нормами при оформлении.
3. Товарно-транспортная накладная. Это еще один документ, который готовят при поставке товаров. Он не только фиксирует сведения о них, но и закрепляет условия перевозки. Фактически ТТН объединяет в себе возможности товарной и транспортной накладной. Документ обязательно готовят при перевозке алкоголя. ТТН подтверждает легальность его оборота. Накладная нужна, даже если компания перемещает продукцию такого типа даже между своими филиалами. ТТН готовят по форме №1-Т. Его оформляют для каждого участника транспортировки или сделки купли-продажи.
4. Счет-фактура. Документ обязательно готовят плательщики НДС. Он показывает, что начисление налога на добавленную стоимость уже было осуществлено. В результате заказчик может получить вычет. Предприниматели и юридические лица, выбравшие УСН, АУСН или патент, счета-фактуры не готовят. Некоторые компании на ОСН тоже освобождены от этой обязанности. Весь перечень таких организаций закреплен в ст. 149 НК РФ. Счет-фактура дополняет акт или транспортную накладную. Документ оформляют, учитывая существующие формы. Его подписание осуществляет продавец или исполнитель.
5. Акт. Это документ, фиксирующий факт исполнения сторонами сделки своих обязанностей. Обычно его готовят после выполнения работ, предоставления услуг или выполнения приемки после строительства или ремонта. Единая форма актов законодательно не закреплена. Однако нужно соблюдать правила его подготовки. Так, в акте обязательно должны присутствовать все реквизиты первичного документа. Но есть исключения. Например, по несколько иным правилам заполняется форма для строительной сферы КС-2. Документ оформляют в 2 экземплярах. Один остается у исполнителя, а второй – у заказчика. Не всегда компания может быть довольна результатом выполненных работ. Все недостатки можно отразить в акте.
6. Универсальный передаточный документ. Фактически он объединяет в себе счет-фактуру и акт или накладную. При этом тип документа отличается в зависимости от той функции, которую он выполняет. Тип УПД фиксируют в левом верхнем углу. Если документ подготовлен, оформлять акты или счета-фактуры не нужно. Их подготовка допустима, но, если налоговая выявит расхождения, возникнут вопросы. Документ нельзя использовать для замены транспортной накладной или при выставлении счета-фактуры для предоплаты.

Закрывающие документы самозанятого

Самозанятые тоже готовят закрывающие документы, однако их в разы меньше. Так, такие лица формируют чек через приложение «Мой налог». Если оплата выполнялась наличными, чек предоставляют сразу. Когда средства перечисляли безналичным переводом, чек нужно сформировать не позднее 10 числа следующего месяца.

Ничего другого от самозанятых не требуют. Но налоговая не запрещает перестраховаться. Если стороны хотят быть уверенны, что все сделано, и претензий нет, можно составить акт выполненных работ.

Сколько хранить закрывающие документы и зачем?

Нельзя сразу уничтожать документы, даже если сделка завершилась. Их нужно передавать в архив и хранить минимум 5 лет. Это делают по следующим причинам:

1. Есть риск проверок. Если их проведут, вы должны документально подтвердить все операции. Не сможете – будут штрафы.
2. Документация защищает от недобросовестных контрагентов. Если дело дойдет до суда, первичные документы подтвердят, что сделку правда заключали.
3. Компании на упрощенке часто не сами производят товары, а продают то, что купили. С помощью первичной документации можно снизить налогооблагаемую базу.
4. Документы нужны для внутреннего учета. С их помощью удастся понять объем проданных товаров или оказанных услуг.

Первичку можно составлять на бумажном носителе или в электронном виде. Во втором случае важно использовать электронную подпись. Она бывает 3 видов – простая, неквалифицированная или квалифицированная. В первых двух случаях нужно заключать соглашение об электронном документообороте. Когда есть квалифицированная подпись, это делать необязательно.

Документацию можно передавать контрагентам напрямую или через оператора ЭДО. Но есть исключение. Счета-фактуры можно пересылать только через оператора.

Документацию всегда хранят в оригинале. Если ее сразу нужно отправить в государственный орган или передать другой компании, делают копию.

Важно проявлять повышенную внимательность при работе с подтверждающей расходы документацией. Она снизит риск возникновения споров, подтвердит правоту.

Что делать, если контрагент не предоставляет закрывающие документы?

Если документов нет, готовьтесь к штрафам. Чтобы этого не произошло, следите за тем, чтобы вся первичная документация была. Иногда контрагенты не спешат предоставлять ее вовремя. С такой ситуацией можно бороться следующими способами:

• прописывать обязанность по предоставлению документов в договоре;
• утвердить график документооборота;
• готовить и отправлять официальные запросы.

Грамотный подход уменьшит возможные риски и защитит вас от штрафов, претензий.