Электронный документооборот в 2020 году

В наступившем году российское правительство планирует организовать эксперимент, в котором примут участие сотни отобранных предприятий. От участников потребуется:

• определить перечень документов для использования в рамках этого мероприятия;
• в случае необходимости назначить отдельные структурные подразделения, которые будут подвергнуты исследованию;
• подготовить и принять локальную нормативную документацию, внести в нее коррективы согласно статье 372 ТК РФ с учетом условий эксперимента;
• провести для сотрудников инструктаж по поводу предстоящего мероприятия и особенностей выполнения должностных обязанностей на данный период.

Информацию, касающуюся последовательности выполнения эксперимента, потребуется указать в коллективном договоре. Также необходимо заключить с работником дополнительное соглашение, подтверждающее согласие лица на участие в тестировании инноваций.

Подробнее об изменениях

По заявлению сотрудника с просьбой выдать те необходимые для работы документы, ведение которых осуществляется в электронном формате, работодатель должен удовлетворять эту просьбу в течение не позднее, чем 3 дней, и предоставлять запрашиваемый объект в виде, указанном в заявлении (на бумажном носителе, заверенным печатью либо в электронным файлом с цифровой подписью).

В день, когда заканчивается срок действия трудового договора, работодатель должен передать бывшему сотруднику копию приказа об увольнении, а также сам контракт и сведения о проведенной трудовой деятельности. Формат, в котором должны быть предоставлены эти документы, указывается в заявлении работника, подаваемом в письменном виде или отправляемым в установленном порядке на электронную почту.

Расходы, которые понадобится понести в связи с экспериментом, включая покупку электронных подписей, должен будет нести работодатель. При этом владельцы (руководители) предприятий, участвующих в тестировании, вправе хранить электронные документы без дублирования на бумажных носителях.

Цель эксперимента — наладить процедуры долговременного хранения и обеспечения целостности электронных документов в рамках реализации программы по цифровизации российской экономики. Обращаем ваше внимание на то, что в текущем году это мероприятие затронет лишь некоторые компании, функционирующие в России, но в случае успеха в будущем практика будет внедрена в качестве единой на общефедеральном уровне.