Компенсации дистанционным работникам: выплаты и налоги

При дистанционной работе применяются все нормы трудового законодательства. Одной из возможностей для работников является получение компенсаций за использование арендованного или собственного имущества. Данные положения указаны в главе 49.1 ТК РФ. В статье мы расскажем особенности начисления и возможности оформления компенсаций.

Размер компенсаций, согласно ТК РФ

Для многих компаний найм работников, которые могут трудиться удаленно, это распространённая практика. При заключении трудового договора, помимо основных положений, касающихся функциональных обязанностей, в обязательном порядке указывается, как будет работник обеспечен программно-техническими средствами для выполнения своих обязанностей.

По договорённости с работодателем сотрудник может в работе применять собственное оборудование или арендованное. Соответственно работодатель должен компенсировать затраты на эксплуатацию этих программно-технических средств.

Работодатель может создать коллективный договор, который будет распространяться на всех дистанционных работников и прописать в нём размеры компенсаций, сроки и порядок выплат. Также возможно создание локального нормативного акта. Если работодатель не желает придерживаться единого порядка выплат для всех работников, тогда необходимо создать дополнительное соглашение к каждому индивидуальному договору.

Важно учесть ст. 188 ТК РФ, которая указывает на то, что не только дистанционные работники должны получать компенсацию за использование личного имущества в рабочих целях, но и работников, которые трудятся непосредственно на предприятии. Амортизация учитывается при использовании транспорта в рабочих целях, технических и материальных средств, принадлежащих работнику. Размер выплат согласовывается в индивидуальном порядке и прописываться в письменном виде.

Согласно ТК РФ размер компенсаций устанавливается по обоюдному согласию между работником и работодателем и не имеет строгих ограничений.

Как учитываются компенсации при расчете налога на прибыль, НДФЛ, страховых взносов

При начислении компенсации работнику, важно учесть, какая часть будет облагаться налогом, а какая нет. Все оборудование, как личное, так и арендованное, применяемое работником для выполнения функциональных обязанностей не облагается НДФЛ. Также начисляемая сумма включается в расходы, при вычислении налога на прибыль и не учитывается при начислении страховых взносов.

Компенсация должна быть экономически обоснованной и в обязательном порядке указывается в индивидуальном или коллективном трудовом договоре или локальном нормативном акте. Для этого работник должен документально подтвердить расходы.

Согласно новому ФЗ № 389 от 31.07.23 чтобы учесть компенсации в расходы по налогу на прибыль, не требуется подтверждать затраты работника на эксплуатацию оборудования, поскольку был введен норматив расходов. Он составляет 35 рублей за сутки дистанционной работы. Действует он только в том случае, если у дистанционного работника указан фиксированный размер выплат в трудовом договоре или локальном нормативном акте. В случае, если в договоре этот пункт отсутствует, не составлено дополнительное трудовое соглашение, тогда учет расходов будет возможен по подтверждённым документам.

Соответственно, если в дальнейшем работодатель желает расчет вести по нормативам, тогда необходимо создать дополнительное соглашение или ввести изменения в коллективный договор.

Учтите, что расчёт по нормативам применяется только для налога на прибыль. В других случаях он не действует, а значит может применяться сумма как больше 35 рублей в день, так и меньше.

В качестве альтернативного варианта работодатель может осуществлять выплату компенсаций только документально подтвержденных расходов. Однако может возникнуть некоторая путаница и несовпадение данных, если часть выплачивать по нормативу 35 рублей и учитывать в расходы при налогообложении на прибыль и часть по документальному подтверждению. Такой учет несет в себе большие риски.

Что качается НДФЛ и страховых взносов, то учет компенсаций по нормативу 35 рублей в день учитывается с 1 января 2024 года. Работодатель может выбрать наиболее удобный для него вариант: применение норматива без предоставления подтверждающих документов или освобождение от НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации, подтверждённую документально. Данные положения указаны в ст. 422 НК РФ и ст. 217 НК.

Учитывая, что нововведения в области учета страховых взносов и НДФЛ были введены лишь 1 января 2024 года, а для налога на прибыль немного ранее, а именно 31.08.2023, то важно учитывать особенности этого периода. Соответственно при учёте налога на прибыль за основу будет браться норматив 35 рублей, а при расчете НДФЛ и страховых взносов расходы, подтвержденные документально.

Если отсутствуют документы, подтверждающие расходы, тогда необходимо начислять НДФЛ и страховые взносы на всю сумму компенсаций. Это позволить исключить нарушения при сдаче налоговых отчетностей.

С 1 января у работодателей появляется возможность не требовать у сотрудника подтверждающие документы, а расходы учитывать как в налоге на прибыль, так и страховые взносы и НДФЛ.

Тем не менее, работодатель должен каким-либо образом учитывать размер компенсаций и иметь четкое обоснование суммы. Для этого работник должен подтвердить, что используемое оборудование является его собственностью или было взято в аренду. Только в этом случае можно будет учитывать эту сумму при налогообложении и рассчитывать на вычеты. Среди возможных документов, которые потребуется представить, могут быть товарные чеки, договор на аренду оборудования, чеки ККТ.

Какие документы подойдут для подтверждения расходов при налогообложении

Важным пунктом в ТК РФ при расчете налогов является требование предоставить документы, подтверждающие расходы дистанционного сотрудника.

В статью расходов можно включать:

• приобретение оборудования и его амортизация;
• настройка программного обеспечения;
• затраты на ремонт при поломке;
• расходы на приобретение расходных материалов: файлы, папки, заправка картриджа;
• оплата услуг сотовой связи, интернета, электроэнергии;
• амортизация сканера, роутера, принтера и другого оборудования.

В ТК РФ не указан точный перечень документов, которые могли бы подтвердить расходы. Чаще всего работодатель сам решать принимать подтверждение или нет.

Обычно в список документов включают:

• Документы подтверждающие, что сотрудник действительно использует оборудование в рабочих целях. Размер амортизации не прописан в трудовом кодексе, однако порядок определения размера компенсация закреплен в ЛНА. Таким образом, если используется компьютер, то его износ вычисляется по правилам бухгалтерского учета, без поправок на то, что оборудование пользуются не на предприятии, а дистанционно. Если оборудование вышло из строя и требуется ремонт, то необходимо будет предоставить подтверждение оплаты в виде квитанции или чека.
• Копии квитанций, например, затраты на электроэнергию, интернет, сотовую связь и т.д.

Все затраты должны быть экономически обоснованными и связанными только с выполнением служебных обязанностей работника.

Совмещение дистанционной работы и выполнение служебных обязанностей в офисе

Многие предприятия допускаю возможность работы как дистанционно, так и в офисе. Чтобы расчет компенсаций был правильно выполнен необходимо учитывать дни работы дома и дни работы в офисе. Этот график должен быть указан при составлении индивидуального договора или прописан в дополнительном соглашении. Таким образом, можно будет правильно рассчитать размер компенсаций за дистанционную работу. Также компенсация, рассчитанная работнику за дистанционные дни, будет учитываться при расчете НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль.

Предоставление оборудования работодателем

В случае, если работодатель обеспечивает дистанционного работника всем необходимым оборудованием, то не может применяться норматив 35 рублей. Однако возможна ситуация, что работник все равно будет нести расходы на оплату интернета, электроэнергии. В этом случае размер компенсации будет рассчитываться только на основании чеков и квитанций, которые работник сможет предоставить в качестве подтверждения понесенных расходов.

Признавать такие расходы или нет – это право работодателя, так как точный список не регламентируется законодательством.