Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Кадровый аудит — процедура независимого мониторинга, ставящая целью сокращение рисков нарушения норм трудового законодательства посредством оптимизации работы с персоналом и составления документации. Позволяет руководителям принимать эффективные решения в отношении кадров предприятия. Предметом кадрового аудита выступают средства управления человеческими ресурсами.

Виды кадрового аудита

По охвату, масштабу выделяют три вида аудита:

1. Выборочный. Проверка отдельных типов кадровой документации. Помогает установить зоны риска и характерные ошибки в учете персонала.
2. Обзорный. Мониторинг локально-нормативных актов, личных дел сотрудников, ознакомления с содержанием ЛНА, правильности оформления документации по учету кадров.
3. Комплексный. Включает компетенции обзорной процедуры, вместе с ними проводится оценка состояния кадрового потенциала и мониторинг правильности хранения кадровых документов.

Внешний и внутренний аудит

Внутренняя проверка выполняется самостоятельно силами организации на основании решения его руководителей или владельцев. Стандартная цель процедуры — контроль работы сотрудников, защита коммерческих интересов компании, анализ реального положения дел.

Внешняя независимая проверка проводится силами внешних специалистов. Они выполняют независимую экспертизу кадрового делопроизводства, дают объективную оценку эффективности управления персоналом, что очень важно накануне проверки Госинспекции труда.

Этапы кадрового аудита

Независимая проверка кадровой документации обычно выполняется на территории компании-заказчика. Это объясняется тем, что трудовые книжки и иные документы, содержание персональные сведения, хранятся внутри сейфов. Процедура включает следующие этапы.

Этап 1: организационный

Определение целей и сроков проведения аудита. Последние зависят от числа сотрудников, вида операционной деятельности (обычно составляют от 2-4 дней до 2-3 месяцев). На предприятии издается соответствующий приказ.

Этап 2: согласование и утверждение списка документации, которые подлежат аудиту

Закон не устанавливает унифицированный перечень документов для подобных проверок. Они упоминаются отдельными нормативными актами, существенно отличаясь по сферам хозяйственной деятельности. Некоторые из обязательных видов:

• трудовые договора;
• график отпусков;
• соглашения о материальной ответственности;
• приказы (о трудоустройстве, увольнении, переводе на иную работу, предоставлении оплачиваемого отпуска и др.);
• должностные инструкции;
• трудовые книжки бумажного формата;
• результаты спецоценки условий труда;
• табеля учета времени работы;
• локальные нормативные акты предприятия и др.

Этап 3: проверка и анализ документов на предмет соответствия законодательным требованиям

Проверяется присутствие номеров регистрации, подписей уполномоченных лиц, отметок об ознакомлении сотрудниками с локальными актами, виз согласования.

Важное значение имеет смысловая связь документов. Например, должность, оклад, прописанные в трудовых соглашениях, не должны противоречить принятому штатному расписанию, приказу о трудоустройстве. Аудиторы смотрят присутствие в трудовом договоре описания условий труда. При наличии выявленных вредных (опасных) факторов работодатель указывает дополнительные гарантии для персонала (компенсация за вредность, увеличение оплачиваемого отпуска, сокращенное рабочее время и др.).

Этап 4: составление отчетности по кадровому аудиту

В России законодательно не утверждена типовая форма отчета. При этом он должен включать выводы об актуальном состоянии кадрового делопроизводства, обнаруженных нарушениях. Эксперты прописывают рекомендации работодателю для устранения недостатков, обозначают достигнуты ли желаемые результаты проверки.

Документ содержит пожелания заказчика на предмет более подробного указания отдельных нюансов. Например, перечень статей законов и конкретные виды наказаний за их нарушение.

В чем польза кадрового аудита?

Далеко не все предприятия уделяют пристальное внимание ведению кадровых документов. Нередко функция закрепляется за сотрудниками без опыта или специальной подготовки, имеющими другие должностные обязанности. Это вызывает многочисленные нарушения, которые выявляются контрольно-надзорными органами.

Аудит позволяет понять реальное положение дел в кадровом делопроизводстве. Процедура выявляет несоответствие ранее введенным, а также новым нормативным требованиям.

Руководителю предоставляется объективная информация для оценки эффективности работы сотрудников кадрового отдела. На основании материалов отчетности выполняются превентивные шаги для устранения нарушений, что позволит избежать штрафов. Одновременно экономится корпоративный бюджет и не портится репутация предприятия.