Исправление ошибок в электронных первичных документах и счетах-фактурах

С исправлением ошибок на бумажных носителях все просто. Их разрешено исправлять методом перечеркивания ложных и записи достоверных сведений. Но как быть с цифровыми документами? Организации все чаще используют электронный формат, а программы не дают возможности корректировать бланки, оставляя в оригинале старые и новые данные. Давайте разберемся, как исправлять ошибки в цифровом учете.

Первичные документы

Традиционные способы правок не подходят для ЭДО — электронного документооборота. В ФЗ «О бухучете» предусмотрен единственный способ корректировки бумаг: зачеркивание старых данных и внесение новых в начальный бланк с указанием даты его изменения и подписями ответственных лиц. Исключение делается лишь для кассовых ордеров — пункт 4.7. Указания ЦБ России №3210-У от 11.03.2014.

Стандартный способ корректировки неприменим для цифровых документов. После внесения новых данных в оригинал не остается старых сведений. По сути, после правок пользователь получает новый бланк под прежним номером. И нет гарантии, что первоначальный документ кто-то не использует отдельно.

Проблема была решена при разработке федерального стандарта ФСБУ 27/2021. В пункте 20 нормативного акта оговаривается возможность и условия исправления цифровых бумаг:

1. для корректировки ошибок нужно создать новый документ с правильными данными;
2. автор файла должен написать на последнем бланке, что он сформирован взамен первоначального;
3. необходимо технически исключить возможность использования нового документа отдельно от исправленного;
4. «свежий» бланк нужно заверить подписями ответственных лиц.

Поправочный документ составляется с реквизитами, которые должны присутствовать на первичном носителе. Согласно ФЗ № 402 «О бухучете», это:

• наименование и дата создания;
• название организации;
• содержание операции и денежная, натуральная единица измерения;
• должности, подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Исправленные бланки нумеруются последовательно в хронологическом формате.

Счета-фактуры

Особенно пристально налоговики проверяют правильность документов, которые позволяют уменьшить сумму НДС. Регламент исправления счетов-фактур прописан в п. 7 Постановления Правительства № 534 от 02.04.2021, а пример корректировочной формы содержится в Приложении к ПП.

Примечание. Если ошибку заметил получатель, он должен уведомить об этом отправителя через оператора ЭДО и дождаться внесения правок. До удаления критичных ошибок документ нельзя регистрировать в книге покупок. Если продавец отказывается менять бланк, что мешает получить вычет НДС, придется обратиться в суд с исковым заявлением о возмещении убытков. Другим способом повлиять на контрагента невозможно.

Порядок правок счета-фактуры:

1. Новый бланк не нужен, если ошибки не мешают установить контрагентов, вид и количество товаров, цену, итоговую стоимость, ставку и сумму НДС. Пример недочетов, которые не считают критичными контролирующие органы: лишние тире и запятые, строчные буквы взамен прописных, графический символ рубля вместо букв.
2. Если ошибки препятствуют определению размера вычета НДС, содержат искажения в цене, тарифах, количестве отгруженных товаров и отпущенных услуг, нужно создать корректировочный счет-фактуру. Бланк заполняют в формате, который утвержден Постановлением № 53404.2021.

В окончательном образце перечисляют: нумерацию, даты начального документа и текущего; ошибочные цифры и новые; пропущенные данные; скорректированную стоимость.

Счет-фактуру с достоверными сведениями заверяют глава, главбух юрлица или ИП. Покупателю экземпляр отправляют в цифровом формате через провайдера ЭДО.

УПД

Универсальный передаточный документ может выполнять роль сразу нескольких бланков: счета-фактуры, накладной на отпуск товаров, материалов, акта выполнения работ, услуг, приема-передачи имущества.

Способ исправления УПД зависит от его статуса, который указан в левом верхнем углу бланка. Он может быть одного из двух типов:

• № 1 — счет-фактура + накладная или акт;
• № 2 — первичные бумаги на отгрузку, прием и передачу, выполнение работ и услуг.

Алгоритм исправления бланка определен в Приложении № 7 к Письму ФНС «О корректировке УПД» № ММВ-20-15/86@ от 17.10.2014.

Разрешенные способы правок файлов со статусом № 1

1. Если ошибки препятствуют идентификации контрагентов, вида и перечня товаров, работ, услуг, их стоимости, ставки НДС и суммы. Нужно составить новый УПД и перенести в него информацию о первоначальных и окончательных данных.

Алгоритм действий аналогичен методу исправления цифрового счета-фактуры. Образец необходимо создавать со статусом № 1.

2. Если недочеты не мешают налоговикам проводить проверки, бланк соответствует требованиям к его оформлению, которые прописаны в ст. 169 НК РФ. Правки вносятся при помощи создания нового УПД № 2. В бланке нужно отразить первоначальные и уточненные, новые сведения.

Варианты правок файлов со статусом № 2

1. Если недочеты не привели к изменению стоимости хозяйственной операции. Нужно создать новый бланк № 2 по аналогии со 2 способом для бумаг со статусом № 1.
2. Когда ошибочно не выделен НДС по ст. 149 НК РФ, неправильно определено место реализации по ст. 147, 148 НК РФ. Необходимо сформировать новый документ № 2. В нем желательно отразить цифры до правок и после. Счет-фактуру на основании сделанных правок налоговики рекомендуют создавать отдельно.

Примечание. Если исправления в УПД не касаются «налоговых» показателей, его не нужно подписывать как обычный образец — главой, главбухом и регистрировать в книге покупок и продаж, журнале счетов-фактур.

Радикальное решение – аннулирование документа

Закон не запрещает аннулировать бланки при согласии сторон сделки, участников хозяйственной операции. Советник 3 класса А. В. Егоричев пояснил, что оператор ЭДО вправе по собственной инициативе подключить функцию удаления бланков для клиентов. Мнение эксперта изложено в Письме № ЕА-3-26/2155@ от 15.02.2023.

Порядок отмены цифровой первички и счетов-фактур регламентами не определен. Это следует из Письма ФНС № СД-4-3/14664 от 31.10.2022. Но если данные об уничтоженных бланках уже внесены в книги покупок и продаж, придется аннулировать записи в них по правилам ведения учетных регистров, которые утверждены ПП РФ № 1137 от 26.12.2011 в редакции 02.04.2021.