Инвентаризация. Что это, и зачем это нужно в компании

Любая организация вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой системы обладает некими оборотными и внеоборотными активами, имеет капитал и обязательства. Иными словами, формирует активы и пассивы компании. И если часть статей балансов не имеют физического измерения, то такие статьи баланса как оборудование, запасы, готовая продукция, денежные средства и другие не только имеют натуральное измерение, но и должны храниться в определенной последовательности с соблюдением конкретных норм и правил. Выявить нарушения, недостачу, порчу или излишки можно благодаря такому методу как инвентаризация. И далее, как раз о том, что такое инвентаризация, как она проводится по отношению к различным видам активом, и что делать с полученными результатами ревизии.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это специфический метод контроля, с помощью которого группа лиц (специально созданная комиссия) проводит подсчет материальных, денежных и финансовых активов, находящихся на балансе компании. При этом важно не просто произвести физическое количественное измерение ресурсов. Важно полученные остатки сверить с количеством, которое указано в бухгалтерской документации.

Инвентаризация проводится на таких объектах как:

• склад и обслуживающие помещения;
• производственные цеха;
• торговые площадки;
• касса.

Проверке подлежит как филиал компании в отдельности, так и все предприятие целиком. В зависимости от специфики измеряемого предмета его пересчитывают, взвешивают, осуществляют замер фактических параметров. Итоги подлежат документальному оформлению, а выявленные излишки или недостачи отражаются в регистрах учета с использованием корректирующих проводок.

Бытует ошибочное мнение, что периодическая ревизия актуальна для торговых и производственных предприятий, где большой оборот торгово-материальных ценностей. Это не так. Конечно, при крупных оборотах ТМЦ проводится системно с минимальным временным разрывом. Но и для предприятий, осуществляющих иные виды деятельности, инвентаризация будет рациональным способом проверки.

Когда нужна инвентаризация

Инвентаризация проводится с системной периодичностью. График проверок утверждается Приказом об учетной политике и внутренним регламентом. Но также могут быть внеплановые ревизии, итоговые. Принято выделять четыре вида инвентаризаций в зависимости от ситуации:

1. Плановая. Ее дата утверждается графиком, который подписывается руководством. Сотрудники, которые принимают участие в проверке, заранее знают о ее начале. Как правило, персонал отделов и подразделений готовится к ревизии, чтобы в результате регламентированной проверки не были выявлены значительные нарушения. Например, при складской инвентаризации с участием главного бухгалтера и начальника склада за несколько дней до старта кладовщик и иные рабочие пересчитывают остатки, пытаются компенсировать недостачи.
2. Внеплановая. Проводится вне графика. Часто назначается для фактического пересчета имеющихся ТМЦ после наступления определенного события: пожара, наводнения и т.д. Также проводится при внеплановом увольнении материально ответственного лица (МОЛ).
3. Повторная. Назначается редко. Только в исключительных случаях, когда выявлены спорные моменты или есть подозрения в некомпетентности, недобросовестности членов инвентаризационной комиссии.
4. Контрольная. Проводится по факту проведения плановой проверки для уточнения некоторых нюансов, для укрупнения результатов. Например, при плановой проверки была проведена выборочная инвентаризация отдельных групп активов. При контрольной уже может быть использована обобщающая ревизия.

Таким образом, инвентаризация необходима в различных ситуациях — от банального пересчета во время смены материально ответственного лица до поиска виновных лиц, действия которых могли повлечь крупные потери фирмы.

Как подготовиться к инвентаризации

Подготовительный этап инвентаризации выглядит так:

1. Создание инвентаризационной комиссии. Как правило, состоит из 3-х человек. Возглавлять такую комиссию может руководитель фирмы, главный бухгалтер, иной сотрудник компании, имеющий на это полномочия. Состав комиссии утверждается Приказом об утверждении инвентаризационной комиссии. В рамках годовой инвентаризации дополнительно к инвентаризационной комиссии основной могут формироваться и рабочие инвентаризационные группы.
2. Издание Приказа о проведении проверки. В документе указывается период ее проведения, периодичность и цель. Допустимо производить проверку без такого распорядительного документа. Но только при условии, что подобные сведения содержаться в иных учетных бумагах, например, Приказе об учетной политике.
3. Информирование сотрудников о дате и сроках ревизии. Также до материально ответственных лиц доносится информация о возможных объектах выборочной проверки, причине внеплановой ревизии.
4. Подготовка учетных документов об остатках отдельных номенклатурных групп активов, инвентаризационных описей и иных рабочих документов для непосредственного отражения данных.

Как проводится инвентаризация разных активов

Инвентаризация любых активов может быть:

• сплошной, охватывает все имеющиеся активы. Занимает длительный промежуток времени. Достаточно трудозатратна, поэтому проводится редко на крупных предприятиях. Иной вопрос в том, что проверка одной инвентаризационной комиссией всех участков учета практически невозможна. Поэтому сплошная или ее еще называют полная инвентаризация формируется исходя из результатов частичной проверки, которую проводят разные группы лиц и в разное время.
• частичной, когда ревизии подлежит определенный участок учета, например, запасы и комплектующие изделия на складе; товары в магазине; оборудование и инвентарь в цехе и т.д.

Вне зависимости от того, какой будет проверка, алгоритм действий следующий:

1. Формирование инвентаризационной комиссии и утверждение ее членов распорядительным документом. Состав комиссии утверждается руководителем. Обязательными участниками такой команды является главный бухгалтер, начальник склада, кладовщик, начальники различных подразделений, в том числе и материально ответственные лица. Руководитель компании не всегда входит в этот список.
2. Подготовка к инвентаризации, в том числе формирование документов об остатках, отражение всех приходов и расходов до даты проведения инвентаризации. Обеспечение корректного расположения различных групп активов по местам их накопления.
3. Непосредственная инвентаризация с фактическим пересчетом активов. Если речь идет о ценностях, имеющих физическое измерение, то производится их пересчет.
4. Обработка результатов инвентаризации. Составление и подписание всех необходимых документов.
5. Отражение полученных результатов на регистрах бухгалтерского учета.

Как оформить результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации могут отражать в нескольких видах рабочих документов:

• Инвентаризационная опись. Используется для отражения данных по активам, которые как находятся на балансе, так и тех, которые находятся в использовании компании, но при этом ей не принадлежат и учитываются на забалансовом учете.
• Акт. Необходим для работы с такими активами как денежные средства, финансовые активы, инвестиции, дебиторская задолженность, то есть не имеющих натурального измерения.
• Сличительная ведомость. Документ используется для отражения разницы, полученной между фактическим наличием активов и теми данными, которые отражены в бухгалтерском учете.

Указанные формы утверждены в нормативных и методологических документах, в частности Приказе № 572. Но компаниям не запрещено видоизменять бланки, внося в них дополнительные реквизиты для удобства.

Как отразить результаты в бухучете

Выявленные излишки и недостачи отражаются в учете в денежном эквиваленте. И здесь используется исключительно рыночной метод определения стоимости. В зависимости от результата в общем виде формируются два типа проводок:

• отражается излишек ТМЦ. Для этого по дебету счета используется счет конкретного актива, например, 01 “Основные средства”, 10 “Материалы”, 43 “Готовая продукция”, а по кредиту указывается счет доходов, в частности, 91-1.
• отражается недостача. Здесь уже сложнее, помимо непосредственного убытка, определяется виновное лицо, которое и будет вносить компенсацию. В таком случае на первом этапе дебетуются счета 73 или 76, а в кредите указывается счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Когда физическое лицо вносит деньги по недостаче, то счета 7 и 9 класса соответственно закрываются.

Выводы

Инвентаризация — это организованный распорядительными документами компании метод контроля, посредством которого возможен плановый и внеплановый пересчет имеющихся у предприятия активов для получения точных и корректных данных. Инвентаризация проводится утвержденной комиссией, членами которой являются представители администрации и бухгалтерии. По факту ревизии не только выявляются расхождения между фактическим и документальным наличием ценностей, но также и корректируются результаты бухгалтерской документации.